Office 365 Virtuelles Arbeiten effizient gestalten

Der Bedarf an effizienten Werkzeugen für das virtuelle Arbeiten und Kollaborieren steigt zurzeit, wie nie zuvor. An Hand von Microsoft Office 365 wollen wir Ihnen aufzeigen, wie Sie und Ihr Unternehmen das virtuelle Arbeiten effizient gestalten können und welche Werkzeuge es dafür gibt.

Office 365 ist ein webbasierter Dienst, der von Microsoft bereitgestellt wird. Wahlweise erfolgt die Datenspeicherung entweder in europäischen Rechenzentren (Dublin bzw. Amsterdam) oder, seit diesem Jahr auch in einer deutschen Rechenzentrums-Infrastruktur (Frankfurt und in der Nähe von Magdeburg). Office 365 stellt eine moderne, mobile Produktivitätsplattform dar, mit der Ihre Mitarbeiter flexibel und geräteunabhängig von überall arbeiten können.

Der Begrif Office 365 umfasst hierbei Dienste wie Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online und Microsoft Teams. Darüber hinaus sind aber auch die bekannten, klassischen Büroanwendungen wie Word, Excel, PowerPoint als 365-Version enthalten. Und zwar sowohl als lokale Installation als auch als Onlinedienste. Die zugehörigen lokalen Anwendungen werden laufend mit Updates versorgt, wodurch ein regelmäßiger Neukauf der Standard-Office-Tools zukünftig ausbleibt.

OneDrive for Business

Dateien unterwegs abrufen, teilen und im Team bearbeiten


Mit OneDrive können Sie praktisch überall auf Ihre Dateien zugreifen. Der Dienst arbeitet nahtlos mit den bekannten Standard-Office-Tools zusammen, kann als lokale Anwendung oder im Web genutzt werden. Dateien können automatisch zwischen all Ihren Geräten synchronisiert werden, egal ob Windows-PC, Mac oder mobiles Endgerät. Sie können sogar offline damit weiterarbeiten. Je nach Konfiguration innerhalb Ihres Unternehmens können Sie Dateien via OneDrive intern und extern teilen und dabei Aktivitäten verfolgen, um Änderungen in Ihren Dateien stets im Blick zu behalten. Über die OneDrive Webseite können Sie dabei sogar den Versionsverlauf nachverfolgen und bei Bedarf auf eine ältere  Version zurückspringen. Sofern Sie Dateien auf OneDrive speichern, dort werden Ihnen übrigens bis zu 1 Terrabyte Speicher geboten, werden künftige Änderungen nahtlos online gespeichert. Durch die tiefe Integration in das Office-Paket können Sie eine Datei auf einem Gerät beginnen und auf einem anderen Gerät fertig stellen.

Microsoft Teams

Arbeiten Sie von überall, ohne sich allein zu fühlen

Unterwegs chatten, Besprechungenan beliebigen Orten, nahtlos im Team arbeiten – liest sich wie eine Werbelüge. Mit Teams ist jedoch all das möglich. Halten Sie Einzel- oder Gruppenchats, nehmen Sie an einer Videokonferenz mit bis zu 10.000 Teilnehmern gleichzeitig teil oder geben Sie Ihren Bildschirm frei, um schnell eine gemeinsame Entscheidung zu treffen. Die Chatumgebung ist der ideale Ort, um gleichzeitig für mehr Ordnung im Posteingang zu sorgen. Verlagern Sie Nachfragen zu Sachverhalten einfach in Teams. Genau wie bei einem Gespräch unter Kollegen lässt sich so eine Diskussion führen, ein gemeinschaftlicher Wissensaustausch realisieren und ein Konsens in der Gruppe finden. Mit Teams können Personen innerhalb Ihres Unternehmens und auch externe Personen in verschiedenen Kanälen eines Teams zusammenarbeiten. In den Kanälen findet hierbei die eigentliche Arbeit statt. Dort werden Chats, Sprach- und
Videoanrufe geführt, die für das gesamte Team offenstehen. Der Zugriff lässt sich hier komfortabel steuern, sodass Teams auch nur für berechtigte Mitglieder einsehbar sind. Des Weiteren werden hier Dateien geteilt und Apps  hinzugefügt. Wichtig zu erwähnen ist, Kanalunterhaltungen sind öffentlich, Chats nur für die teilnehmenden Personen einsehbar.

SharePoint Online

Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten

SharePoint ist das Multifunktionswerkzeug im Office 365 Paket, mit dessen Hilfe Sie Team-Webseiten erstellen, Wikis anlegen, Dokumente hochladen und bearbeiten können. All diese Informationen lassen sich mit Kollegen, Partnern und Kunden teilen, die sich dann aktiv beteiligen können – egal, wo auf der Welt diese sich gerade befinden; Internetzugang vorausgesetzt. Das Dokumentenmanagement bildet im Prinzip die Funktion gängiger Cloudspeicher ab. Erstellen Sie Ordnerstrukturen, laden Sie Dateien und/oder Order hoch, teilen Sie sie, rufen Sie Dateien auf und bearbeiten Sie diese. Die angelegte Ordnerstruktur lässt sich mühelos mit Teams verzahnen, sodass Dokumente, die dort hochgeladen werden, automatisch in SharePoint erscheinen. Genau wie bei OneDrive gibt es die Option eines Versionsverlaufes, kann jedoch auf Wunsch deaktiviert werden.

Office 365 - Kollaboratives Arbeiten

Zwei weitere Features der Office 365 Suite

Neben diesen mächtigen Werkzeugen bietet Office 365 aber noch weitaus mehr Funktionen, die Ihnen die produktive Zusammenarbeit erleichtern. Zusätzlich bietet der App-Store Unmengen an Erweiterungen an. Mit de Fokus auf die Kollaboration, hier eine Auswahl von zwei genialen Features:

Streams

Streams stellt einen Video-Hosting-Service dar, der es Ihnen erlaubt Videos hochzuladen und zu teilen. Team-Videochats, die Sie aufzeichnen, werden beispielsweise automatisch über Streams zur Verfügung gestellt. Diese Videos lassen sich unter anderem auf Ihren SharePoint Unternehmenswebseiten, internen Blogs und Wikis einbinden. Ein weiteres Funktionsmerkmal ist, dass Konferenzen, die mit Teams abgehalten und aufgezeichnet werden, hier im Nachgang bearbeitet und bereitgestellt werden. So können auch Kolleginnen und Kollegen, die nicht an einer Besprechung teilnehmen konnten, sich im Nachhinein hierüber informieren.

Planner

Ordnungsliebhaber aufgepasst: Planner dient Ihnen zu einer effektiven Teamplanung. Sie organisieren die Teamarbeit, indem Sie Pläne und Aufgaben erstellen und zuweisen, Dateien teilen und mit Teamkollegen über die Aufgaben "chatten". Als Projekt- und Aufgaben-Board liefert es dem gesamten Team stets eine aktuelle Projektübersicht. Auch dieses Tool lässt sich nahtlos in Teams integrieren und hierüber nutzen.

Fazit

Mit Office 365 wird Ihnen ein Komplettpaket der besonderen Art geboten. Sie haben Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie wie gewohnt Office-Dokumente erstellen und bearbeiten können, mächtige Tools wie Outlook und Exchange, um Ihre E-Mails und Kalender zu verwalten. Nutzen Sie Microsoft Teams, um Chats und Videokonferenzen durchzuführen. Zeichnen Sie Konferenzen bei Bedarf auf, um sie mit Streams, über die integrierte Video-Hosting-Plattform, teilen zu können. Entlasten Sie Ihre lokale Datenhaltung, indem Sie Dateien in der Cloud speichern und sie, unabhängig von Gerät, Standort und Internetverbindung, bearbeiten können. Dabei können Sie Office 365 und Anwendungen wie Teams mit hunderten von Cloud-Apps von Drittanbietern nach Ihren eigenen Bedürfnissen erweitern. Unsere, als auch die Erfahrungen unserer Kunden zeigen eines ganz eindeutig: mit Office 365 wird das virtuelle Arbeiten und Zusammenarbeit deutlich vereinfacht und zentralisiert. Falls nun Ihr Interesse geweckt sein sollte und Sie mehr über Office 365, dessen Features und Einsatz in Ihrem Unternehmen erfahren wollen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir würden uns freuen, Sie in die Welt des virtuellen Arbeits und Kollaborieren mittels Office 365 begleiten zu dürfen.


Der Autor

Dr. Sebastian Werning ist IT-System Experte. Seine Beratungsschwerpunkte liegen in der Einführung von Leitsystemen (ERP, PPS, CRM,…) und Kollaborationswerkzeugen (Office 365: Teams, Sharepoint, Power Automate). Im Weiteren verfügt Herr Werning über fundiertes Know-How im Bereich der Auswahl, Entwicklung und Implementierung von Planungssoftware für die Produktion, das Projekt- und Portfoliomanagement sowie den Personaleinsatz. Darüber hinaus besitzt Herr Werning fundierte Expertise über Schnittstellenlösungen, sowie Produktionsmaschinen und High-Tech Anwendungen.

Dr. Sebastian Werning

s.werning[at]leannova.de

Mobil: +49 (0) 176 62315537

 

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