Strategische Einkaufsstruktur Optimierung
Die Einkaufsstrukturoptimierung stellt aus Sicht der LEANNOVA die strategische Basis für Unternehmen dar, um die eigene Einkaufsabteilung zielorientiert, selbstständig und effizient entsprechend der Anforderungen leiten zu können.
Doch wie können diese Gesichtspunkte sichergestellt werden, wenn eine grundlegende Struktur im Einkauf fehlt? Wer darf nach außen hin als Einkäufer agieren? Wie ist die Rollenverteilung zwischen den Abteilungen oder innerhalb des Einkaufs geregelt? Wie schaut der Einkaufsprozess abhängig bestimmter Materialgruppen aus und welche IT-Systeme tragen zur effizienten Unterstützung bei? In den letzten Jahren mussten wir häufig feststellen, dass die „Maverick-Buying-Quote“ – die Beschaffung abseits definierter Einkaufsprozesse und Verantwortlichkeiten, bei bis zu 50% des Einkaufsvolumens liegt.
Entscheidend für den Einkaufs- und Unternehmenserfolg, dass
- die Aufbauorganisation sinnvoll aufgestellt ist,
- die Ablauforganisation klar und effizient definiert ist,
- die IT-Infrastruktur den Prozess bestmöglich unterstützt, transparent macht und vor allem
- eine in sich konsistente Materialgruppenstrukturierung mit entsprechend abgeleiteten Materialgruppen- und Lieferantenstrategien vorliegen bzw. auch eingehalten werden.
Dienstleistungen
Gegenstand der Analysen und Optimierungen sind aus Sicht des Einkaufs die Aufbauorganisation, Ablauforganisation, IT-Infrastruktur und die Zielausrichtungen in Abhängigkeit des Standorts und der Materialgruppen. Die Geschäftsprozessanalysen beziehen sich dabei auf ERP-Einkaufsdaten, auf Basis von Workshops, Interviews und der Sichtung von Unterlagen.
Die maßgeblichen Ziele der Einkaufsstrukturoptimierung sind die Erhöhung der Transparenz, des Standardisierungs-, Automatisierungs- und Digitalisierungsgrades sowie die Erhöhung der Effektivität und Effizienz der Einkaufsorganisation. Außerdem soll die Prozess- und Ergebnisqualität optimiert werden. Im Optimalfall wird weiterhin die Maverick-Buying-Quote reduziert.
Unser Leistungsspektrum umfasst Folgendes:
- Analyse und Re-Design der Aufbau- und Ablauforganisation.
- Analyse und Konzeption von Bereichs- und Abteilungsorganigrammen, Organisations- und Arbeitsanweisungen, Kompetenzmatrices und Stellenbeschreibungen im Einkauf.
- Analyse der Einkaufshistorie, der dazu gehörigen Materialgruppen und einkaufenden Personen auf Beleg-, Materialgruppen oder Lieferanten-Ebene.
- Prüfung der Einkaufsvolumina, Maverick-Buying-Quote und etwaiger Compliance-Verstöße
- Matrix-Klassifizierung der Materialgruppen bzw. Lieferanten nach Anfrage und Angebotsmacht sowie Planungssicherheit und Verbrauchswert.
- Ableitung von theoretischen Einsparungspotenzialen auf Basis der ERP-Daten und unseren Projekterfahrungen.
- Analyse und Konzeption von Materialgruppen-spezifischen Einkaufs- und Lieferantenstrategien und Aufbau von Lead-Buyer-Konzepten.
- Analyse und Re-Design der Einkaufs-IT-Infrastruktur und Digitalisierungsgrades mit Unterstützung unserer IT-Consultans. (Link zu EK-CO, da LINK zu IT-Services)
- Konzeptionelle Ausarbeitung und Begleitung von Verbesserungsmaßnahmen.
Gegenstand der Analysen sind eine maschinell gestützte Materialgruppierung bei 3D-Konstruktionsteilen mit Hilfe von Machine Learning und Data Mining. Die Analysen beziehen sich dabei im Wesentlichen auf Geometriedaten des CAD-Systems (3D). Diese können bzw. sollten aber auch um 2D- und ERP-Informationen ergänzt werden, um eine optimale Materialgruppen-Clusterung als Vorlage für eine Beschaffungskosten-Optimierung bilden zu können (Link zu BKO mit KI). Einige unserer Kunden nutzen diesen Service im Rahmen von ERP-Stammdaten-Migrationen, die meisten jedoch zur Senkung von Beschaffungskosten bei Konstruktionsteilen. Die maßgeblichen Zielstellungen der automatisierten Materialgruppen-Klassifzierung sind:
- Maschinelle Teileklassifizierung anhand der 3D-Geometrie.
- Automatisiertes Materialgruppenmanagement.
- Maschinelle Datenaufbereitung und Konsolidierung aller relevanter Kostentreiber.
- Erkennung von Gleich- und Ähnlichteilen mit variierenden Preisstellungen.
- Erkennung von Standardisierungshebeln und Bündelungspotenzialen.
- Faktenbasierte Berechnung von logischen Sollkosten und Einsparungspotenzialen auf Grundlage der eigenen Einkaufspreise oder Benchmark-Daten.
- Preis- und stärkengerechte Zuordnung von Teilen zu Lieferanten (z.B. anhand von Größen-, Komplexitäts- und Genauigkeitsklassen).
- Reduzierung von Prozesskosten in der Konstruktion (Artikelanlage und -pflege).
- Reduzierung von Prozesskosten im Einkauf (Kostenvorhersage neuer Bauteile innerhalb von Sekunden).
Gegenstand der Analysen und Optimierungen sind primär, die Effizienz und Prozessstabilität der Ablauforganisation im Einkauf zu optimieren. Die Geschäftsprozessanalysen beziehen im Wesentlichen auf ERP-Einkaufs-Prozessinformationen und darauf folgenden Interviews zur Verifizierung der Erkenntnisse. Ziel ist es, Bottlenecks zu erkennen, um Durchlaufzeiten zu verringern. Außerdem sollen Materialbeschaffungen auf Produktionsprozesse abgestimmt werden. Standardisierungs- und Automatisierungspotenziale und Doppeltarbeiten sollen erkannt werden, um Ressourcen effizienter einsetzen zu können. Ein weiteres Ziel ist es, den Digitalisierungsgrad und dessen Qualität für KPIS zu verbessern.
Unser Leistungsspektrum umfasst Folgendes.
- Unterstützung bei dem Export der ERP-Informationen.
- Plausibilisieren der Daten auf Vollständigkeit und zugehöriger Konsistenz.
- Konzeptionelle Ausarbeitung und Begleitung von Verbesserungsmaßnahmen oben genannter Zielstellungen
Angebot Quickcheck
Wir bieten Ihnen einen zweitägigen Analyse-Workshop zur Optimierung strategischer Handlungsfelder an, die in einer „Benefit and Effort-Matrix“ vom Projekt-Team wirtschaftlich priorisiert sind. Sollten Sie uns für ein weitergehendes Mandat beauftragen, berechnen wir kein Honorar.