Lean Administration

Mit Lean Administration wird die Komplexität von Prozessen in der Verwaltung deutlich reduziert. Als erstes nehmen wir soweit wie möglich die Komplexität aus den Abläufen, um dann im weiteren Verlauf die Prozesse zu optimieren. Eine effiziente und schlanke Organisation der Bürotätigkeiten in der Verwaltung herbeizuführen ist unser übergeordnetes Ziel. Wie in der Produktion geht es in ersten Linie darum Verschwendung „sehen zu lernen“. In den administrativen produktionsnahen Bereichen wie Arbeitsvorbereitung, Konstruktion und Fertigungsplanung und letzten Endes der gesamten Verwaltung eines Unternehmens gilt es gezielt Unnützes zu erkennen und zu eliminieren.

In der Administration wie in der Produktion sind die Prinzipien identisch, wobei der Einsatz der Lean Werkzeuge sich durchaus unterscheidet. „Weiche Faktoren“ spielen in der Administration eine entscheidende Rolle. Sind die Mitarbeiter überzeugt, dass eine Veränderung nachhaltig positive Effekte erzielt, so werden sie Ihren Bereich nachhaltig schlank aufstellen.

Dienstleistungen

Unser Leistungsspektrum im Rahmen der Verschwendungsarten in der Administration umfasst die Identifikation folgender Verschwendungsarten:

  • (Nicht-ergonomische) Bewegungen vermeiden
  • Verarbeitung von Informationen vereinfachen
  • Kontinuierliche Verbesserung und Fehlervermeidung
  • Regelmäßiges Aufräumen, Sortieren und Suchen von Dokumenten, Dateien und Ordnern
  • Eliminierung von Messung / Reporting von Kennzahlen, die aus Kundensicht irrelevant sind
  • Störfaktoren ausfindig machen und eliminieren
  • Unnötige sich wiederholende Tätigkeiten beseitigen
  • Kommunikationsfehler bzw. korrekte Weitergabe von Informationen, sodass kein Interpretationsspielraum übrigbleibt
  • Wartezeiten auf Entscheidungen, Informationen, Kollegen

Die 6S Methode bezeichnet eine strukturierte Vorgehensweise der Arbeitsplatzorganisation. Sie sorgt für eine Steigerung der Produktivität in unproduktiven Bereichen. Es sorgt für ein sicheres, sauberes, gesundes und angenehmes Arbeitsumfeld, schafft einer Grundlage zur kontinuierlichen Verbesserung.

Unser Leistungsspektrum bei der 6S-Methode umfasst Folgendes:

  • Ausgangslage vor Ort ermitteln
  • Maßnahmenverfolgung und Sicherstellung wirksamer 6S Arbeitskreise
  • Coaching und Qualifizierung der Mitarbeiter
  • Ausgestaltung sinnvoller Überwachungsmethoden (6S Audits)
  • Begleitung, Moderation und „Training on the job“ von 6S-Teams
  • Beratung bei der Verknüpfung der 6S Methode mit weiteren internen Q-Methoden und Lean Management Methoden
  • In jeder Phase der Integration eine enge Zusammenarbeit mit den Fachleuten

Die Kanban Methode fürs Office basiert auf der Idee zu visualisieren, was noch erledigt werden muss, was in Arbeit ist und was bereits erledigt ist. Ein Kanban Board betrieben mit Kanban Karten (Post- Its) erlaubt es den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und diese mit anderen Aufgaben in Relation zu setzen. Durch ein Kanban Board wird unnötige doppelte Bearbeitung und Kommunikation verringert.

Unser Leistungsspektrum bei der Einführung von Kanban umfasst Folgendes:

  • Moderatorentraining und Coaching
  • Aufbau individualisiertes Board
  • Visualisieren des Workflows auf dem Kanban-Board und aufdecken von Schwächen
  • Konsolidierung von Meetings in Kanban Status Besprechungen
  • Workflow-Kennzahlen sammeln und verbessern
  • Überführung in eine Digitale Ausprägung
  • Erhöhung des Produktivitätsniveaus
  • Umsetzung der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse

Makigami macht Unternehmensprozesse transparent und ermöglicht es diese durch Analysen zu verbessern. Die Methode deckt nicht-wertschöpfende Aktivitäten sowie deren Ursachen auf. Viele Büroprozesse bringen weit über die Hälfte der Zeit keine Wertschöpfung. Diese Methode ermöglicht es Geschäftsprozesse jeder Art darzustellen, zu analysieren und Einsparpotenziale hinsichtlich Ressourcen, Schnittstellen, Informationsfluss, Informationstechnik und Wertschöpfung zu identifizieren.

Unser Leistungsspektrum im Rahmen der Makigami Prozessdarstellung umfasst Folgendes:

  • Aufnahme und Visualisierung des IST-Zustandes
  • Aufnahme der Bearbeitungszeiten und Liegezeiten
  • Ermittlung der Flussrate und Durchlaufzeit
  • Aufzeigen von Systembrüchen
  • Schnittstellenanalyse
  • Erarbeitung und Visualisierung des SOLL-Zustandes
  • Entwicklung des Verbesserungsprozesses und Umsetzung des SOLL-Zustandes

Shopfloor Management steht für ein Führungsinstrument, welches das Führen am Ort der Wertschöpfung verfolgt. Durch strukturierte Problemlösemethoden werden Problemursachen schnell erkannt und nachhaltig abgestellt. Officefloor Management bringt dieses Führungsprinzip nun auch in die Administration. So findet das „Führen vor Ort“ mit all seinen Elementen auch im Büro statt. Unser Leistungsspektrum im Rahmen des Officefloor Managements umfasst Folgendes:

  • Grundlagen zum Thema
  • Elemente von Officefloor Management
    • Führungsmechanismen
    • Aufgaben der Führungskraft
    • Teammanagement
    • Problemlösungsregelkreise
    • KAIZEN/KVP
    • Kennzahlen
    • Visuelle Instrumente

Referenzobjekte

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Ihr Ansprechpartner

B.BA. Heiko Hüsemann
Manager OPEX

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