Auswahl eines neuen ERP‑Systems im Anlagen- und Maschinenbau

Ein Unternehmen aus dem Anlagen- und Maschinenbau, spezialisiert auf Umwelttechnik und Betonfertigteiltechnik, stand vor einer zentralen digitalen Weichenstellung: Das bestehende ERP-System war veraltet, nur teilweise eingeführt und nicht mehr servicefähig. Um zukünftiges Wachstum zu ermöglichen und Prozesse nachhaltig zu harmonisieren, war die Einführung eines vollständig neuen, passenden ERP-Systems notwendig – inklusive Auswahl der Software und des geeigneten Implementierungspartners.

Ausgangslage

Das Ziel des Projekts bestand darin, ein zukunftssicheres, funktional passendes und wirtschaftlich tragfähiges ERP-System zu identifizieren.
Dafür mussten zunächst alle relevanten Prozesse, Anforderungen und Rahmenbedingungen des Unternehmens strukturiert analysiert werden. Im Mittelpunkt standen:

• Funktionalität & Prozessanpassung
• Technologische Zukunftsfähigkeit
• Wirtschaftlichkeit & Investitionssicherheit

Zudem sollten interne Key-User befähigt werden, aktiv am Entscheidungs- und späteren Implementierungsprozess mitzuwirken.

Vorgehensweise

Das Projekt wurde konsequent nach einem strukturierten, transparenten Auswahlprozess aufgesetzt – von der Analyse über die Marktrecherche bis zur finalen Systementscheidung.

1. Prozess-Assessment & Analysephase

• Aufnahme der Ist-Prozesse in allen Geschäftsbereichen
• Identifikation von Schwachstellen, Medienbrüchen und Verbesserungspotenzialen
• Konsolidierung der Unternehmensgruppen-Prozesse
• Ableitung erster Anforderungen an das ERP-System

Ergebnis: Ein einheitliches, integratives Verständnis der Soll-Prozesse als Basis für die Systemauswahl.

2. Erstellung des Lastenhefts

Auf Grundlage der Analyse wurde ein detaillierter, strukturierter Anforderungskatalog entwickelt:

• Funktionale und technische Anforderungen
• Systemische und organisatorische Bedarfe
• Integrativer Lastenheft-Katalog für alle Standorte und Bereiche

3. Marktrecherche & Anbieter-Vorauswahl (RFI)

• Durchführung einer umfassenden Marktanalyse
• Einholung von Leistungsanfragen (RFI)
• Systematische Bewertung der Anbieter- und Systemlandschaft im DACH-Markt

4. Anbieter-Assessment & Testfahrplan

• Entwicklung eines detaillierten Testfahrplans zur realistischen Systembewertung
• Workshops und Systemdemos der Anbieter
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen
• Objektive Bewertung durch alle relevanten Entscheidungsträger

5. Ausschreibung (RFQ), Verhandlung & Vertragsprüfung

• Erstellung einer strukturierten Projektausschreibung
• Besuch von Referenzkunden der Anbieter
• Wirtschaftlichkeitsbewertung, Vertragsprüfung & finale Verhandlung
• Empfehlung des optimal passenden ERP-Systems und Implementierungspartners

Gesamtdauer des Projekts: ca. 6 Monate

Ergebnisse & Mehrwerte

Durch den strukturierten Auswahlprozess konnte ein System gefunden werden, das technisch, funktional und wirtschaftlich optimal zum Unternehmen passt.

• Etablierung entscheidungskompetenter Key-User in allen Bereichen
• Konsolidierung der gruppenweiten Prozessabläufe auf Basis einheitlicher Soll-Prozesse
• Identifikation organisatorischer, systemischer und prozessualer Potenziale
• Erstellung eines integrativen Lastenheftes als stabile Grundlage für Einführung & Implementierung
• Objektive Systemselektion unter Einbindung aller relevanten Stakeholder
• Umsetzung eines aktiven Change-Managements zur Steigerung der späteren Anwenderakzeptanz
• Sichere Auswahl eines zukunftsorientierten ERP-Systems inkl. passenden Implementierungspartners